Forbrukere, kunder, leverandører, banker og offentligheten krever stadig større åpenhet og informasjon om hvordan virksomheter og næringslivet jobber med bærekraft. I juni i år ble det også enighet rundt EUs bærekraftsdirektiv (CSRD) – flere selskaper må rapportere mer utfyllende på bærekraft. Med andre ord kan din bedrift bli pålagt å rapportere på dette i nær fremtid.
Men hvor bør dere starte? Jungelen av standarder, rammeverk og tips til rapportering vokser seg stadig større, og det er lett å gå seg vill. Vi i BDO har hjulpet flere virksomheter – store og små – gjennom prosessen med sin første bærekraftsrapport, og her er noen erfaringer vi har gjort oss på veien:
1. Etabler et team og styringsgruppe for rapporteringen
Ingen klarer å lage en bærekraftsrapport helt alene. Og om noen har forsøkt, finner de nok fort ut at arbeidet og kvaliteten blir betydelig lettere og bedre ved å jobbe sammen. Dere bør derfor etablere et team som skal bistå i arbeidet – både med kartlegging, datainnhenting og innholdsproduksjon.
Bærekraftsrapporten bør eies av ledelsen. Dersom de ikke er direkte med i rapporteringsarbeidet, bør de delta som en styringsgruppe. Styringsgruppen bør være ansvarlig for å godkjenne fremdriftsplan, sørge for at teamet får avsatt nok tid, ta beslutninger underveis, samt kvalitetssikre og godkjenne endelig rapport.
Noen tips:
- Få med de som er engasjerte og motiverte til å bidra i teamet
- Teamet bør ha representanter fra alle (relevante) avdelinger, funksjoner eller enheter. Dere trenger kunnskapen både HR, økonomi, drift og marked, salg og kommunikasjon sitter på til både datainnhentingen og i innholdsproduksjonen
- Sørg for at styringsgruppen setter av nok tid til teamet som skal jobbe med bærekraftsrapporten. Dette bør ikke være venstrehåndsarbeid i en ellers travel hverdag
2. Sett en tydelig fremdriftsplan
Utarbeidelsen av bærekraftsrapporten bør sees på som et prosjekt. Og prosjekter må ha en tydelig plan med en start og en slutt. Sett derfor opp en fremdriftsplan som dere avstemmer med styringsgruppen. Dette vil også tydeliggjøre hvor mye kapasitet som må settes av for teamet til rapporteringsarbeidet.
Noen tips:
- Bli enige om en fast frekvens på korte statusmøter med teamet, gjerne ukentlig. Dette er særlig nyttig under datainnhentingen og innholdsproduksjonen for å holde fremdriften oppe
- Sett opp statusmøter med styringsgruppen der dere gjennomgår status for rapporteringen og beslutninger de må ta underveis
- Hold et oppstartsmøte – både med teamet og styringsgruppen – for å gjennomgå fremdriftsplanen og avstem forventninger til arbeidet
3. Gjør en vesentlighetskartlegging
Før dere setter i gang med selve rapporteringen, må dere finne ut av hva dere skal rapportere på. Dette gjør dere gjennom å utarbeide en vesentlighetsanalyse. Vesentlighetsanalysen er ofte fremstilt grafisk, og viser hva som er virksomhetens vesentligste temaer å fokusere på i bærekraftsarbeidet, og da også i rapporten. Temaene skal reflektere de områdene som virksomheten har størst (negativ eller positiv) påvirkning på: klima, miljø, samfunn, mennesker og økonomi.
I utarbeidelsen av vesentlighetsanalysen settes det ofte krav til at virksomheten skal involvere interessentene – både interne og eksterne. I en slik interessentdialog får de gitt sine innspill til hva som er viktig for dem at dere som virksomhet fokuserer på. Ofte i en slik dialog dukker det opp tema som dere selv ikke har tenkt er vesentlig.
Noen tips:
- Start med en interessentkartlegging og få en oversikt over hvem de viktigste er.
- Finn ut av om dere har gjort noen kartlegginger eller undersøkelser blant interessentene allerede (f.eks. en kundeundersøkelse)
- Sjekk om det er gjort noen kartlegginger over vesentlige temaer for deres bransje. Både GRI, SASB og OECD har gjort kartlegginger for ulike bransjer globalt
- Forhør dere med eksperter på bransjen, produktene eller tjenestene dere leverer
4. Kartlegg KPI-er og måleindikatorer
Når det er klart hvilke fokusområder dere skal rapportere på (gitt av vesentlighetsanalysen), bør dere finne ut av hvilke rapporteringsstandarder og -indikatorer dere skal følge. Det mest kjente, og anerkjente, rapporteringsrammeverket er GRI (Global Reporting Initiative). Andre rammeverk dere kan se til, er:
- NSRS (Nordic Sustainability Reporting Standards)
- TCFD (Task Force on Climate-related Financial Disclosures)
- Greenhouse Gas Protocol
- Value Reporting Foundation SASB standard
- Science Based Targets
- UN Global Compact
... for å nevne noen.
Et tips er å starte med å se til GRI. GRI har definert mange temaspesifikke standarder innenfor både klima, miljø, sosiale forhold og økonomi. For temaer GRI ikke dekker, kan dere se om det er utarbeidet spesifikke bransjestandarder/-indikatorer.
5. Start datainnsamlingen!
Nå som dere både vet hva dere skal rapportere på (gitt av vesentlighetsanalysen) og dere har funnet frem til relevante standarder og indikatorer, er det «bare» å starte på datainnsamlingen. Et tips er å lage et arbeidsdokument (f.eks. i Excel) der dere samler alle indikatorene og standardene dere skal svare ut sammen med en oversikt over hvem som er ansvarlig for å innhente data, frist, status og plass til å legge inn kommentarer eller spørsmål.
Det er særlig her det er en fordel at teamet for rapporteringen består av ressurser fra ulike avdelinger. Dere skal mest sannsynlig innhente data både om økonomiske resultater, personaldata og om ulike klima- og miljøhåndteringer.
Datakvaliteten avhenger av hvor godt system dere har for dette i dag. Har dere ikke mulighet til å innhente data for å svare ut rundt et tema, bør dere likevel skrive om temaet for så å forsøke å få på plass bedre data og informasjon til neste rapport.
6. Skriv!
Så var det innholdsproduksjonen. Etter hvert som dataen samles inn, skal det hele settes i en struktur, og flere rapporteringsrammeverk (f.eks. GRI) krever at dere forklarer hvorfor de ulike temaene dere har med i rapporten er vesentlige, hvordan dere jobber med teamet i dag og hvilke planer dere har for å jobbe videre med den (negative eller positive) påvirkningen dere har.
Noen tips:
- Lag et arbeidsdokument (i f.eks. Word) der dere bygger opp en disposisjon for rapporten. Bla gjerne gjennom andres bærekraftsrapporter for inspirasjon.
- Del rapporten inn i noen overordnede kapitler som omhandler de ulike vesentlige temaene; f.eks. «Våre ansatte og vårt arbeidsmiljø», «Etisk forretningsdrift» og «Klima og miljø»
- Vær tydelig og konkret. Det blir fort mye tekst i slike rapporter, så unngå å skrive for lange utgreiinger.
- Unngå for mange tekniske begreper og et komplisert språk. En tommelfingerregel er at bærekraftsrapporten bør kunne leses og forstås av en 12-åring.
7. Planlegg layout og grafisk design
En god bærekraftsrapport presenterer informasjon og data på en enkel og lettfattelig måte. Derfor er det viktig at dere ikke tar for lett på det visuelle. Bilder, grafer, tabeller og annen grafikk gjør informasjon og data mer tilgjengelig, og leseren kan raskere forstå informasjonen, uten å måtte å lese seg gjennom flere avsnitt.
Noen tips:
- Avgjør tidlig i prosessen hvem som kan bistå dere med layout og design. Har dere ressurser og kapasitet internt? Eller bør dere samarbeide med et grafisk designbyrå?
- Om dere har en «brand guide», bør denne også brukes for bærekraftsrapporten.
- Få på plass et skjell for layout for rapporten tidlig, men ikke bruk for mye tid på denne før dere har produsert mer av innholdet. Erfaringsmessig vil det bli en del frem og tilbake med redigering av tekst, tabeller og ny informasjon som legges til.
- Sett av god tid mot slutten av prosessen til at grafisk designer får lagt inn innhold og utarbeide grafikk.
8. Send rapport til kvalitetssikring og attestasjon
Bærekraftsrapporten er gjerne et offentlig tilgjengelig dokument, så den bør leses gjennom og kvalitetssikres av styringsgruppen før publisering. Dere bør også vurdere å få den revidert og verifisert av en ekstern revisor. Dette vil styrke troverdigheten av og kvaliteten på innholdet.
9. Publiser!
Gratulerer, dere har nå ferdigstilt deres første bærekraftsrapport! Denne bør dere bruke flittig i kommunikasjon – både internt og eksternt – for å fortelle om bærekraftsarbeidet deres. Dette er ikke en rapport som skal ligge bortgjemt i en skuff.
Så enkelt, men likevel så omfattende, kan en bærekraftsrapportering gjøres. Men husk én ting; rapportering på bærekraft, slik det også gjør for bærekraftsarbeidet, handler om utvikling. Den første rapporten vil aldri bli helt perfekt, men vi må alle starte ett sted, og det at du har lest denne veiledningen, er en god start!
Lykke til!