Blogg: Bokføringsplikt - ikke det samme som regnskapsplikt

Hvem er bokføringspliktig?

Det er som hovedregel tre måter for en virksomhet å bli bokføringspliktig:

• Plikt til å utarbeide årsregnskap etter regnskapslovens regler, som sendes inn til Regnskapsregisteret og er offentlig tilgjengelig
• Plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt for den virksomhet som drives
• Plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift for den virksomhet som drives

Hva med arbeidsgivere som rapporterer lønn mv.?

En arbeidsgivers plikt til å levere a-meldinger mv. på lønnsområdet, medfører i seg selv ikke bokføringsplikt. Eventuell bokføringsplikt må følge av andre rapporteringsplikter som nevnt ovenfor. For arbeidsgivere som ikke er bokføringspliktige, gjelder egne skatteregler om lønningsregnskap.

 

Hva innebærer bokføringsplikt?

Bokføringsplikt betyr plikt til å føre et regnskap for virksomheten i samsvar med reglene i bokføringsloven, bokføringsforskriften og god bokføringsskikk. Dette omfatter å følge krav til blant annet:

• Bilag (dokumentasjon av transaksjoner og disposisjoner)
• Hvor ofte regnskapet føres (ajourhold)
• Hvilke opplysninger som bokføres i regnskapet
• Kontrollspor mellom bilag, bokføring og rapportering
• Dokumentasjon av balansen ved årsslutt
• Oppbevaring av regnskapsmateriale

Ikke bokføringspliktige som frivillig velger å føre et regnskap for sine egne informasjonsbehov, kan gjøre bokføringen på den måten de selv finner hensiktsmessig.

 

Hva omfattes av bokføringsplikten?

For virksomheter med plikt til å utarbeide og sende inn årsregnskap, knyttes bokføringsplikten til hele den juridiske enheten som er underlagt regnskapsplikt etter regnskapsloven.

For virksomheter som er bokføringspliktige kun på grunn av plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt eller skattemelding for merverdiavgift, er plikten til å føre regnskap begrenset til «den virksomhet som drives». Bokføringsplikten omfatter etter dette ikke nødvendigvis hele den juridiske enheten, slik den gjør for regnskapspliktige. 

Et eksempel på dette er lag og foreninger som får bokføringsplikt på grunn av et begrenset merverdiavgiftspliktig salg. Et annet eksempel er utenlandske foretak (NUF) som får bokføringsplikt i Norge på grunn av plikt til å registrere seg i Merverdiavgiftsregisteret og levere skattemeldinger for merverdiavgift.

Begrensningen i bokføringsplikten gjelder aktiviteter og virksomhetsområder som ikke er av betydning for rapporteringen av skatter og avgifter mv. til det offentlige. Vær imidlertid oppmerksom på at bokføringsplikten i slike tilfeller omfatter eventuell lønn mv. i den bokføringspliktige virksomheten, som også skal rapporteres til det offentlige.

 

Hva må bokføringen inneholde?

Vi kunne tenke oss at en virksomhet som kun må føre regnskap på grunn av plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift, og som verken er skattepliktig eller har ansatte, kun måtte bokføre transaksjoner og poster som skal tas med i skattemeldingen for merverdiavgift.

Slik er det imidlertid ikke. Når bokføringsplikten først oppstår, omfatter plikten hele den virksomheten som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Det må føres et fullstendig regnskap med hovedbok og reskontroer, hvor det føres både resultat- og balansekontoer. Dette begrunnes blant annet med at en del av kravene ivaretar generelle kontrollformål. For eksempel er kontospesifikasjonen («spesifisert hovedbok») et utgangspunkt for kontroll av spesifikasjonen av merverdiavgift, mens kunde- og leverandørspesifikasjonene er utgangspunkter for kontroll mot kontoforespørsler til transaksjonsmotparter.

 

Må det føres et særskilt regnskap for den bokføringspliktige delen?

Hvis en virksomhet både har bokføringspliktige og ikke bokføringspliktige aktiviteter og virksomhetsområder, kan virksomheten velge om bokføringen for den bokføringspliktige delen skilles fra eventuell frivillig bokføring for den delen som ikke er bokføringspliktig.

Hvis det gjøres særskilt bokføring for den bokføringspliktige delen, gjelder kravet om å følge bokføringsreglene kun for denne bokføringen. Eventuell frivillig bokføring for andre aktiviteter og virksomhetsområder, som skjer adskilt fra pliktig bokføring, kan skje på den måten virksomheten selv finner hensiktsmessig.

Hvis det ikke gjøres særskilt bokføring for den bokføringspliktige delen, slik at all bokføring skjer samlet for den totale virksomheten, må all bokføringen gjøres i samsvar med bokføringsreglene. Dette omfatte i slike tilfeller også de ikke bokføringspliktige aktivitetene og virksomhetsområdene.

 

Trenger du bistand?
Hvis du har spørsmål til bokføringsplikten eller trenger hjelp med å overholde den, kan du ta kontakt med oss i BDO.